Was Sie bei einem Firmenorganigramm beachten müssen

In vielen Unternehmen ist es üblich, ein Firmenorganigramm zu erstellen. Das bietet sich besonders bei grossen Unternehmen an, die eine sehr komplexe Hierarchiestruktur aufweisen. Denn die Erstellung eines Firmenorganigramms bietet – wenn es richtig erstellt wird – zahlreiche Vorteile: Mitarbeiter und Kunden erhalten einen Überblick über die hierarchischen Strukturen der Firma und sehen genau, wer bei was zuständig ist.

Ein Organigramm unterstützt Sie ausserdem bei kritischen Geschäftsentscheidungen und ermöglicht einen effizienteren Informationsaustausch. Damit das Organigramm dies alles leisten kann, gibt es bei der Erstellung einige Punkte, die Sie beachten sollten.

Es liegt in der Natur eines Organigramms, das Unternehmen vereinfacht darzustellen. Alle Querverbindungen lassen sich oft nur schwer darstellen – sonst könnte der Überblick verloren gehen. Generell ist es nicht ganz einfach, die komplexen Unternehmensstrukturen in ein Diagramm unterzubringen. Ausserdem ist jedes Unternehmen anders aufgebaut. So gibt es keine exakten Vorlagen, an die Sie sich bei der Erstellung halten können.

Wenn Sie die folgenden Punkte beachten, erstellen Sie innerhalb kurzer Zeit ein vollständiges Organigramm – wenn Sie die entsprechende Vorarbeit geleistet haben.

 


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Wichtig: Vollständige Daten

Damit Sie in den Genuss aller Vorteile kommen, die Ihnen ein Organigramm bieten kann, ist es wichtig, dass Sie auf vollständige Daten achten. Dies ist sicherlich der aufwändigste Teil. Denn Sie müssen recherchieren, welche Abteilungen es gibt, wie die Abteilungsleiter heissen, welche Kompetenzen jeder Abteilungsleiter und jede Abteilung hat und wie diese miteinander zusammenhängen. Das ist bei kleineren Unternehmen noch relativ einfach – je mehr Mitarbeiter und Abteilungen es gibt, desto schwieriger und zeitaufwändiger wird es jedoch.

Denn damit das Organigramm den Nutzen bietet, den es soll, ist es tatsächlich wichtig, dass Sie alle Abteilungen im Unternehmen erfassen. Das kann sich gegebenenfalls auch auf das Facility Management oder die Poststelle beziehen. Mit einem Organigramm sollten Sie immer auf die Vollständigkeit achten. Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens sehen so zum Beispiel auf einen Blick, wo sie sich beschweren können, wenn das Büro nicht sauber gereinigt ist. Und Ihre Kunden sehen beispielsweise anhand der Infopoststelle, dass Ihr Unternehmen gut für Marketing und Vertrieb und interne Unternehmenskommunikation gerüstet ist.

Die richtige Darstellung

Bei der Darstellung an sich gibt es keine festgeschriebenen Regeln. Allerdings finden sich in vielen Organigrammen die selben Strukturen, die sich bewährt haben und die Sie als Orientierungspunkt verwenden können.

In der Regel handelt es sich beim Organigramm um eine komplexe Struktur. Diese ist hierarchisch gegliedert. In der ersten Ebene steht die Geschäftsführung, möglicherweise auch aufgeteilt in Vorstandsvorsitzenden und Geschäftsführer. Dann können zwei Ebenen angelegt werden. Unter der Geschäftsführerebene gruppieren sich die einzelnen Organisationsabteilung – beispielsweise Vertrieb, Marketing, Produktion, Einkauf, Logistik und Entwicklung. In der nächsten Ebene sind dann die einzelnen Abteilungen aufgelistet. Die Beziehungen zwischen den einzelnen Abteilungen und Ebenen werden durch Linien dargestellt.

Neben den Abteilungen können Sie auch Koordinationsstellen in den Plan einfügen.

Abteilungen werden oftmals als Kästchen, Leitstellen als Kreise dargestellt. Auch die unterschiedlichen Beziehungen können Sie verschieden kennzeichnen – fachlichen Transfer beispielsweise als gestrichelte Linie, Über- oder Unterordnung als durchgezogene Linie.
Wenn Sie diesen Aufbau berücksichtigen, kann bei der Erstellung des Organigramms nicht viel schiefgehen.

Optimale Übersicht über das Unternehmen

Wenn Sie diese Punkte berücksichtigen, haben Sie in Kürze ein Firmenorganigramm erstellt. Dieses können Sie dann beispielsweise an die Mitarbeiter Ihres Unternehmens verteilen. Und auch Ihre Kunden wird es interessieren, wie Ihr Unternehmen aufgebaut ist, welche Abteilungen es gibt und an welche höhere Instanz sie sich bei Problemen wenden können.

Mittlerweile gibt es auch Firmensoftware, die Sie bei der Erstellung eines Organigramms unterstützen kann. Diese gibt es für jede Art von Betriebssystem – von Microsoft mit seinem Microsoft Visio bis hin zu Programmen für den Mac. Ausserdem gibt es eine Vielzahl von Open Source Programmen, die Linux und Windows unterstützen.

Natürlich können Sie Organigramme auch von einzelnen Abteilungen erstellen oder Filialen erstellen. Dies bietet sich dann an, wenn Ihr Unternehmen so gross ist, dass nicht alle Informationen auf eine einzelne Seite passen. Dann haben Sie die Möglichkeit, für das gesamte Unternehmen ein Groborganigramm zu entwerfen – und jeweils einzelne Organigramme für die verschiedenen Abteilungen, Filialen oder Unternehmensbereiche zu erstellen.

Jedes Organigramm ist auf jeden Fall so einzigartig wie Ihr Unternehmen. Und wenn Sie bei der Erstellung sorgfältig vorgehen, erhalten Sie eine Form der Unternehmensdarstellung, mit der Sie, die Mitarbeiter Ihres Unternehmens und potenzielle Kunden auf einen Blick die Unternehmensstruktur erfassen können.

Sie haben Erfahrungen oder Fragen im Umgang mit Organigrammen? Ihre Meinung interessiert mich. Nutzen Sie dazu doch die Kommentar-Funktion.

3 Kommentare » Schreibe einen Kommentar

  1. Sehr guter Artikel,d er an den richtigen Stellen ins Detail geht. Werde ich gleich mal an die Kollegen empfehlen.
    Grüße,
    Tina

  2. Sehr hilfreicher Artikel! Wir erstellen gerade ein Organigramm, um uns selber einen Überblick über Firmenprozesse zu verschaffen und dadurch Wege zu finden, unsere interne Unternehmensorganisation zu verbessern. Die grafische Übersicht ist einfach sehr nützlich!

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